¿Cómo organizar eventos culturales?


Organizar eventos culturales tiene características que son comunes a todo tipo de acontecimientos, pero también reúne algunas particularidades muy propias del área, así que debemos conocerlas si tenemos en mente o estamos a cargo de realizar uno. Si sigues estas recomendaciones para la programación y la ejecución del evento, tus oportunidades de éxito serán notablemente mayores.

En primer lugar, determina cuántas personas vas a necesitar para trabajar a tu lado. No importa si es un evento pequeño, jamás lograrás buenos resultados si decides trabajar solo, así que lo primero es asegurarse de formar un buen equipo de trabajo, con la cantidad adecuada de miembros. Mientras más grande sea el evento, por supuesto, mayor será el número de personas que deberán acompañarte. Nunca escatimes recursos a la hora de formar tu grupo, es preferible pagar más para contar con más gente que ahorrar dinero y luego darse cuenta que falta gente para realizar las diversas tareas que existen en este tipo de emprendimiento.

Pero no sólo debes pensar en la cantidad de personas que compondrán tu grupo, sino también en la calidad de las mismas. Claro que puede ser más cómodo o económico trabajar con amigos o incluso familiares, pero debes ponerte a pensar si ellos están capacitados para sus funciones o si en realidad no tienen idea de lo que hacen. Trabaja con profesionales, con personas que puedan rendir en alto nivel y darte resultados.

Selecciónalos por área: mientras unos serán buenos en planeación, otros lo serán en finanzas, y otros en marketing, por ejemplo. Y aquí está otro secreto, que es el de saber equilibrar tu grupo de trabajo. El mismo debe ser armónico, pero con miembros de distintas habilidades y características.

Una vez armado el equipo de trabajo, pasamos a la etapa de planificación. Determina, en primera instancia, cuándo se realizará tu evento. Trata de elegir fechas que no coincidan con otros de igual o mayor magnitud. Por ejemplo, no organizarás un festival de teatro si en la misma semana se organiza otro; lo único que lograrás si lo haces es perjudicar a ambos eventos. Si vas a invitar artistas, coordina con ellos las mejores fechas, aquellas en que ellos puedan estar. Toma en cuenta también que siempre es mejor programar para fines de semana que en días ordinarios, aunque ésta tampoco es una regla exacta.

Otro aspecto que debes observar a la hora de escoger fechas es la estación del año. En invierno, las personas tienen menor predisposición a salir de casa que en verano o primavera. No elijas épocas lluviosas, porque te pueden arruinar la asistencia de público o incluso el evento. Si hay algún evento demasiado importante como un partido de la selección nacional de fútbol o el mismo Mundial, piensa siempre en otras fechas, por dos motivos: hacer el evento en los mismos días te restará público y la difusión de la prensa será menos probable.

Definida la fecha, viene entonces la fase de elaborar el presupuesto. Aquí no debes dejar pasar nada: si organizas una presentación de teatro con un grupo de afuera, por ejemplo, piensa en el alquiler de la sala de teatro, en el hospedaje, alimentación y caché de la compañía, en los gastos de difusión y producción, en el pago del personal, en fin, en todo lo que concierna a la realización del evento. También debes definir si utilizarás capital propio, patrocinios o ambos. Eso es muy importante para fijar cuántos fondos se desea captar.

El presupuesto también debe ser pensado en función a la duración del evento, porque es posible que conferencistas, artistas o profesionales que invites al mismo quieran llegar con acompañantes, especialmente si se trata de un acontecimiento de larga duración. Otra posibilidad es que sean requeridos intérpretes o traductores o incluso guías que lleven a los invitados a distintos lugares, con fines turísticos, en el caso de que sean personas del exterior o de otras regiones.

Pero al hablar de finanzas, no debemos pensar únicamente en cuánto vamos a gastar, sino en cuánto vamos a ganar. Tener claro la cantidad de ingresos posibles es fundamental para determinar con cuántas personas trabajaremos, cuánto les pagaremos y cuánto gastaremos en total. Si los beneficios fueran menores a los costos, entonces debemos pensar en entradas más caras (analizando el potencial del evento) o, preferentemente, definir un valor que deberá ser captado mediante patrocinios.

Un punto fundamental, no siempre contemplado, es el de la seguridad. Esto no sólo se refiere a un personal que realice el trabajo de seguridad de los artistas o invitados, del público y de los materiales utilizados (aunque también), sino de tener un seguro para el caso de que el evento no se realice o de que haya contratiempos. Son muchos los riesgos que existen en cualquier evento e innumerables los factores que pueden incidir para su cancelación o fracaso, así que asegurarse es siempre una buena idea.

En cuanto al lugar donde se realizará el evento, debes pensar en factores como la comodidad, la seguridad, la disponibilidad, la capacidad de público, la adecuación para dicho evento y los costos. Es imprescindible hacer una revisión personal del local, a fin de asegurarse de que dispone de todos los requisitos necesarios para el acontecimiento. Toma en cuenta, además, que la mayoría de las salas o locales exigen la cancelación del 50% del alquiler a la firma del contrato y la otra mitad antes de iniciarse el evento, por lo que deberás contemplar necesariamente esos gastos.

Finalmente, ten en cuenta que un evento existe si es conocido. Si no das a conocer la realización del mismo, por más espectacular que pueda ser, ¿cuál crees que será el resultado? Entonces destina una buena cantidad de fondos en publicidad, considerando afiches, marketing por Internet (sitio web, redes sociales, etc), spots y espacios en medios de comunicación. Asegúrate de tener contacto fluido con periodistas y lograr que tu evento sea difundido tanto por publicidad pagada como no pagada (notas de prensa, por ejemplo). Mientras más dinero inviertas (inteligentemente, claro está) en marketing, mayor será el número de personas a las que llegarás y, por consiguiente, mayores tus posibilidades de éxito.

Autor: Sergio Marcio