Eventos de cualquier naturaleza, cuando bastantes grandes, necesitan caso siempre de patrocinadores, sean éstos públicos o privados, razón por la cual es importante saber cómo captar auspiciadores para la actividad que deseas realizar. Lograrlo será algo más fácil si sigues las recomendaciones que siguen en los próximos párrafos.

Antes de cualquier consideración respecto a la captación de patrocinio, es importante que seas realista en cuanto a los montos y los plazos. Claro, sería interesante conseguir un único auspiciador que te dé 100.000 dólares para pagar todo tu evento, pero… ¿será esto posible? Por supuesto que no, entonces debes pensar en varias cuotas. Lo otro tiene que ver con el periodo durante el cual buscarás el auspicio. Ese tiempo depende mucho de la magnitud de tu evento; a mayor tamaño, mayor plazo. Para grandes festivales, por ejemplo, siempre piensa en un tiempo superior a un año. Pero en regla, date al menos medio año para la búsqueda de capital, de lo contrario difícilmente lograrás algo.

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Pero, ¿por qué es necesario tanto tiempo de anticipación para iniciar el proceso de búsqueda de captación de fondos? Básicamente, son dos los motivos: el primero es que conseguir patrocinio no es una tarea fácil, y te demandará tiempo, paciencia y determinación. Las empresas que pueden ayudarte tienen a ejecutivos muy ocupados, con los cuales no siempre es fácil reunirse. Muchas veces, existe un grupo de personas encargadas de estudiar eventuales patrocinios en las empresas; esperar su decisión suele tomar su tiempo. Recuerda que uno puede estar necesitando urgente el dinero para la organización, pero el que auspcia no tiene urgencia alguna en hacerlo.

Además del tema del tiempo propiamente dicho, hay otro factor que obliga a hacer las cosas con anticipación: la imagen. Basta ponerse en lugar del posible auspiciador y pensar: si fueras uno, ¿qué impresión te daría alguien que quiere organizar un evento y viene a solicitar patrocinio faltando dos semanas? Seguramente no sería buena. Muy bien, pedir auspicio para cualquier evento de razonable magnitud no puede ser hecho en un plazo menor a tres meses. Pero mejor date el doble, por lo menos, pues eso te permitirá conseguir lo que buscas sin premura y además te posibilitará cambiar la metodología en el camino, en caso de que las cosas no anden como te la imaginaste en un principio.

Bueno, hechas esas consideraciones, pasemos a las acciones a tomarse para la obtención de auspicio. Si ya hemos realizado eventos anteriormente, es posible que tengamos una carpeta de patrocinadores, que pueden volver a cooperarnos. Si ése es el caso, es muy importante que les hayamos hecho saber qué tipo de retorno hubo, en qué medida tuvo éxito el evento auspiciado y cuál ha sido el grado de exposición de su marca. Un informe de resultados viene muy bien, es muy feo acordarse de los patrocinadores sólo a la hora de pedir dinero y luego tenerlos olvidados, así que pon atención en ese importante detalle.

En el caso de que seamos iniciantes o en el supuesto de que necesitemos más auspiciadores que aquellos que ya han colaborado con nosotros, vamos a aprender algunas reglas para saber elegir a quién solicitar cooperación. Esto con el fin ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, pues no se trata de salir disparando a todos lados, sino saber a quién acudir. Lo primero entonces es delimitar nuestro campo de acción, si nuestro evento es deportivo buscaremos a empresas relacionadas o que tengan tradición de apoyar el sector; si es cultural, lo mismo. Una táctica muy buena es buscar en sitios web, afiches, programas o cualquier otro tipo de material cuáles han sido los patrocinadores de eventos similares al nuestro. Así, si vamos a organizar un festival de teatro, a lo mejor vemos que hay un grupo de empresas que ya han auspiciado ese tipo de actividad, con el simple hecho de observar un folleto.

Entonces trata de personalizar tu evento, haz saber a la empresa que no simplemente te dará dinero, sino que hará parte de tu actividad, que lo que buscas es hacer una alianza en la que ambos sean beneficiados. Y ofrece todo lo que puedas en términos de marketing a tu patrocinador, cuidando obviamente de que los beneficios sean reales. Como ejemplo de lo que puedes ofrecer, están: presencia de la marca en afiches, programas, folletos, sitio web, banners, gigantografías, vallas publicitarias, spots televisivos y jingles, entre muchos otros. Haz propuestas concretas, pide la cantidad de dinero o productos o servicios que quieres, detallando que puedes dar a cambio.

Además de todo eso, hay un concepto que debe quedarte claro: hasta para buscar dinero hay que tener capital. Por lo tanto, no ahorres dinero imprimiendo en hojas en blanco en lugar de hacerlo en hojas membretadas. Personalizar carpetas y sobres también es una muy buena idea. Olvida tu página web y tu correo electrónico con alojamiento gratuito e invierte en un espacio con dominio propio y un e-mail con extensión miempresa.com, en vez del lamentable @hotmail.com o @yahoo.com (así no conseguirás nada). Recuerda que es importante pasar una imagen de fortaleza y de seguridad para el potencial patrocinador.

Como último punto a ser abordado (pero no menos importante, por cierto), cuida no sólo de la imagen de tu empresa y evento, sino de la tuya misma. A nadie le gusta juntarse con perdedores, y parecerás uno si extiendes la mano y dices cuánto necesitas el dinero, que nadie más quiere cooperar contigo, que “no hay apoyo en este país”. Adopta una postura ganadora y transmite confianza a la persona que puede darte el dinero. Por lo tanto, vístete bien, habla con seguridad y claridad y muéstrale a tu interlocutor cómo será exitoso el evento y cuánto su empresa podrá beneficiarse de ello. ¡Mantener esa postura seguramente te permitirá obtener mejores resultados!
Autor: Sergio Marcio - Foto: flickr.com/Aitor Agirregabiria